Cuando en una empresa hablamos sobre el teléfono de centralita, por norma general nos estamos refiriendo al terminal telefónico que recepciona las llamadas.
En definitiva, hablamos del teléfono de operadora o de recepción, como mejor nos guste llamarlo.
Y, ¿por qué hablamos del teléfono de centralita?
El teléfono de operadora que es como lo llamamos en nuestros montajes, es el terminal que gestiona todas las llamadas de la empresa.
Es un teléfono que ha de estar pensado para facilitar las tareas de atención de llamadas a la persona que ocupa este puesto de trabajo.
Siempre que se planificia la instalación de una centralita telefónica y se hace referencia al teléfono de operadora o centralita se piensa en un teléfono con muchas teclas y con la pantalla más grande.
Y resulta que todo tiene su lógica:
Teléfono de Centralita con Teclas de funciones
El usuario que desarrolla la función de operador u operadora en una empresa, con las teclas de función puede ver de forma instantánea la ocupación tanto de líneas como de extensiones.
La ocupación de líneas es importante porque así es posible ver en cualquier momento el nivel de ocupación o saturación si en algún momento están todas las líneas ocupadas o con avería.
Gracias a las teclas DSS de un teléfono de operadora podemos saber el estado de las líneas o incluso si hay una avería.
Las teclas de señalización de usuarios muestran si una extensión interna de la empresa esta libre u ocupada.
En el caso de estar libre, mediante la propia tecla se facilita la acción de llamar a la extensión y transfer una llamada de forma sencilla y si por el contrario está ocupada y comunica, es posible informar a la persona que llama de forma inmediata, esto, sin duda, mejora la percepción de atención de llamadas.
Las teclas de función, también llamadas teclas DSS, además permiten memorizar números de agenda que se llaman habitualmente o funciones de uso diario, como capturas de llamadas, desvíos, o cambio de modo de funcionamiento de la centralita a modo día, noche, fuera de horas, etc.
En los teléfonos de operadora se pueden llegar a añadir módulos adicionales de teclas para tener un control total de líneas y extensiones.
Teléfono de Centralita con Pantalla grande
La pantalla con mas tamaño que en un teléfono estándar facilita también disponer de más líneas de información en el propio teléfono.
- Ver datos de la llamada entrante (DDI que llama y Destino o CLI al que llama)
- Información del propio contacto, si esta configurado en el sistema
- Fecha, hora, duración de las llamadas
- Número de llamadas en espera.
- Funciones y Facilidades de gestión habituales
Teléfono con salida de auriculares
El uso de auricular o casco en un teléfono con funciones de operadora es algo muy útil que mejora la comodidad del usuario que lo utiliza, liberando las dos manos y evitando gestos incomodos que pueden acabar en molestias o incluso lesiones cervicales.
Disponer de libertad de movimientos y de uso de las dos manos facilita cualquier acción que pueda ser necesaria durante la atención de una llamada, desde abrir una puerta, levantarse para coger un papel o realizar anotaciones o búsquedas relativas a esa llamada en el ordenador.
Siempre recomendamos auriculares inalámbricos sencillamente por la libertad de movilidad que ofrecen.
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Aplicaciones Teléfono de Centralita
En la actualidad, existen aplicaciones CTI que complementan al propio terminal de operadora ampliando las teclas y funciones sin ningún tipo de limitación.
- Aparcar una llamada o varias llamadas con una sola pulsación del ratón
- Transferir una llamada simplemente arrastrándola, sin necesidad de contestar.
- Disponer de grupos organizados de usuarios para saber su estado y su presencia
- Grupos de Marcación Abreviada
- Posibilidad de pasar notas escritas al mismo tiempo que se transfiere una llamada
- Visualización de número de llamadas entrantes en cola
- Witgets con el cambio del Dollar o el horario de un determinado país, por ejemplo.
Complementos al Teléfono de Operadora
Teniendo en cuenta que la recepción de llamadas de cualquier empresa tiene un puesto importante a nivel atención telefónica, cualquier complemento que pueda resultar útil a la persona ocupará este puesto de trabajo se convertirá en una mejora.
Teléfono Inalámbrico
En general un complemento útil es la disponibilidad de un terminal asociado inalámbrico para dotar de más movilidad si se precisa, de manera que si la operadora tiene que desplazarse de su puesto de trabajo puede desviar toda la atención de llamadas a un teléfono inalámbrico con una sola pulsación de una tecla.
Grupos de Operadora de soporte
Se pueden configurar grupos de soporte o desbordamiento de forma manual o automática para momentos de picos de llamadas poder disponer de ayuda y no perder ninguna llamada.
Terminales de Operadora remotos
Empresas que dispongan de varias oficinas o sedes puede centralizar o descentralizar la atención de llamadas según lo precisen. Disponiendo así de una operadora centralizada en la organización o operadoras para cada una de las oficinas, pero con total disponibilidad para atender llamadas de otras sedes cuando sea necesario.
Una red de operadoras disponibles y descentralizadas geográficamente.
Aplicaciones de Tarificación e Informes de Llamadas
Aplicaciones que registran todas las llamadas entrantes, salientes así como llamadas perdidas para poder buscar una llamada en cualquier momento y retomar una comunicación.
Características de un Teléfono de Operadora o Centralita
En definitiva, el teléfono de centralita o teléfono de operadora es un dispositivo clave en cualquier organización.
En una centralita telefónica la posición de operadora es la que verdaderamente requiere un teléfono con funciones pensadas para ayudar y hacer más eficaz el trabajo de atender las llamadas y en definitiva, mejorar la atención al cliente.
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